É muito importante seguir os passos corretos para o encerramento de uma empresa. Para evitar problemas futuros, é necessário que o encerramento da empresa seja realizado em conformidade com as leis fiscais e as obrigações dos respectivos órgãos competentes.
O empresário ou o escritório de contabilidade tem que enfrentar uma série de exigências burocráticas. Atualmente,
poucas empresas fecham suas portas legalmente, ou seja, a grande maioria acaba cessando suas atividades operacionais e ponto final. O processo de abertura de empresa é complexo, mas pode-se dizer que, comparado a um processo de encerramento, ou baixa, a abertura de empresa é muito simples.
Realizar o encerramento de uma empresa exige muita paciência, trabalho e determinação. O grande problema na
maioria dos casos são as dívidas fiscais e falta de cumprimento de obrigações acessórias (como entrega da DIPJ, DCTF, DACON, etc.) acumuladas ao longo do tempo.
Através do acesso à internet pode-se obter várias certidões, sem ter que ir a uma repartição pública, o que poderá agilizar os procedimentos de encerramento da empresa. Porém, na prática, constata-se que as certidões precisam de trâmites anteriores, como baixa de débitos na repartição fiscal, o que acaba complicando todo o processo, e exigindo o comparecimento pessoal ao órgão para esclarecimento.
No caso do encerramento de empresa, para se registrar o DISTRATO SOCIAL no respectivo órgão, é necessário as certidões Negativas de Débito, ou seja, a empresa não pode estar com impostos e taxas em atraso.
A decisão de encerrar uma empresa, necessariamente, passa pela regularização da empresa nas instâncias Federal, Estadual e Municipal. Não basta “baixar” as portas e achar que em 5 anos “caducam” seus impostos e a empresa deixa de existir sozinha. O processo de encerramento de empresa exige que toda a documentação dos últimos cinco anos da empresa esteja absolutamente em dia. Trata-se de um processo complexo, burocrático e lento que poderá, dependendo da situação da empresa, durar bastante tempo.
Para uma efetiva “baixa” são necessárias as seguintes certidões negativas de débitos:
1. Previdência Social (INSS)
2. Caixa Econômica Federal (FGTS)
3. Receita Federal (CNPJ)
4. Procuradoria da Fazenda Federal (Dívida Ativa da União)
5. Algumas visitas aos sítios dos seguintes órgãos públicos:
6. INSS
7. JUCESP
8. Receita Federal
9. Posto Fiscal da Secretaria da Fazenda
10. Prefeitura Municipal
Ao abrir uma empresa você dá início a contabilidade partindo do registro da subscrição e integralização das quotas do Capital Social representado por dinheiro em espécie ou bens, em percentuais cabíveis a cada sócio de acordo com o Contrato Constitutivo.
Por ocasião do encerramento da empresa (fato que pressupõe acordo consensual entre os sócios) em termos gerais você fará exatamente o contrário, ou seja, deverá apurar os direitos e a obrigações e “distribuí-las” aos sócios que, segundo o Contrato Constitutivo, devem ter os lucros distribuídos e os prejuízos suportados conforme a participação de cada um no Capital Social.
Assim, na data determinada para o encerramento das atividades e baixa da empresa, deverá ser levantado um Balanço Patrimonial para que se determine a atitude a ser tomada quanto à liquidação da empresa no tocante a valores a receber e ou a pagar, bem como a existência e destinação dos estoques, bens do Ativo Imobilizado etc.
A partir da decisão dos sócios o contador deverá elaborar o Distrato Social e os lançamentos contábeis pertinentes a liquidação da empresa com o uso de conta transitória intitulada “Balanço de Encerramento” que será debitada em contrapartida dos valores das contas do Ativo e creditada em contrapartida dos valores das contas do Passivo de conformidade e nas condições determinadas pelo Distrato Social. Vale dizer que os lançamentos contábeis não devem se restringir apenas ao provável saldo de Caixa.
Assim, para que se proceda aos lançamentos contábeis da baixa (encerramento) das atividades de uma empresa, é imperativo que se tenha em conta algumas informações que permitam o correto registro da operação. Deverão ser respondidas as questões abaixo
A contabilidade já tem em mãos o Distrato Social da empresa em questão?
Quais os termos deste distrato?
Quais os percentuais constantes do Quadro Societário?
Há lucros ou prejuízos acumulados?
As perguntas se deve ao fato de que os lançamentos contábeis devem seguir o disposto no Distrato Social elaborado de conformidade com os preceitos, clausulas e condições pactuadas no Contrato Social Consolidado. Pouco ou quase nada pode ser feito antes que se tenha em mãos os referidos valores e informações.
A bem da verdade, tão logo os sócios decidam pelo encerramento da empresa, deve ser levantado Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis e com base nas informações dali extraídas, elaborar o Distrato Social, para a partir daí efetuar os registros contábeis atinentes à extinção da empresa.
Por ocasião da extinção da sociedade em decorrência do encerramento de atividades (fato que pressupõe acordo consensual entre os sócios) em termos gerais você deverá apurar os direitos e a obrigações e “distribuí-las ou atribuí-las” aos sócios que, segundo o Contrato Constitutivo, devem ter os lucros distribuídos e os prejuízos suportados conforme a participação de cada um no Capital Social.
Assim, na data estipulada para o encerramento das atividades e baixa da empresa, deverá ser levantado um Balanço Patrimonial para que se determine a atitude a ser tomada quanto à liquidação da empresa no tocante a valores a receber e ou a pagar, bem como a existência e destinação dos estoques, bens do Ativo Imobilizado etc.
A partir da decisão dos sócios (se consensual) elaborar o Distrato Social e os lançamentos contábeis pertinentes a liquidação da empresa com o uso de conta transitória intitulada “Balanço de Encerramento” que será debitada em contrapartida dos valores das contas do Ativo e creditada em contrapartida dos valores das contas do Passivo de conformidade e nas condições determinadas pelo Distrato Social.
A maneira mais prática de contabilizar o encerramento da empresa (segundo decisão dos sócios exposta no Distrato Social), ainda é através do uso de Contas Correntes. Isto porque você teria em uma única conta a “demonstração” dos valores que originaram o saldo final.
Deve ser aberta uma conta corrente para cada sócio que será debitada pelos valores negativos (obrigações) tais como Prejuízos acumulados ou do exercício, Fornecedores, Tributos e Contas a Pagar e creditada pelos valores positivos (haveres) tais como saldos de Caixa e Bancos, Estoques, Contas a Receber, Bens do Imobilizado e outros créditos.
Naturalmente os valores levados a débito ou a crédito destas contas correntes têm como contrapartida as contas respectivas devendo ser observado o percentual de cada sócio no Capital Social da empresa em extinção. Assim, por exemplo, se a empresa tem bens no valor de 10.000,00 e a sociedade é formada por 80% das quotas para o sócio “A” e 20% para o “B”, os bens do imobilizado devem ser “divididos” na mesma proporção.
Desta maneira ao final dos lançamentos restará saldo apenas nas Contas Correntes que deverão ser “zeradas” pela entrega dos bens e direitos ou pela assunção das obrigações mencionadas em “Termo de Compromisso ou de Recebimento”, “Escrituras Públicas” etc., devidamente lavrados em Cartório, e assinados por cada sócio.
Diante do até então exposto, é imperativo que todas as decisões sejam tomadas antes do Distrato Social, posto que nele deva constar os termos e a forma do encerramento da empresa. É aconselhável, também que se liquide as pendências tanto credoras quanto devedoras antes do encerramento da empresa, dada a praticidade de se fazer isto enquanto Pessoa Jurídica.
Os Distratos Sociais litigiosos devem ser elaborados judicialmente com a nomeação de um terceiro que deverá se encarregar do processo de encerramento e partilha com base no Balanço Patrimonial.
Uma vez encerrada a contabilidade, devem ser escriturados o livros Contábeis, (Razão, Diário e o LALUR se for o caso) como também os livros fiscais para posterior encadernação e registro.
A data de encerramento da contabilidade deve coincidir com a da Baixa do CNPJ da empresa, logo, devem ser cumpridas todas as obrigações acessórias do período até aquela data, DCTF, DIPJ, DACON, DIRF e etc.
Caso a empresa tenha efetuado corretamente o recolhimento de todas as contribuições previdenciárias, poderá obter pela internet a Certidão Negativa de Débito, no site da Previdência Social – www.previdenciasocial.gov.br. A certidão é expedida gratuitamente, com validade de 180 dias.
Caso sejam averiguadas divergências entre a Guia da Previdência Social (GPS) e a de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), será necessária visita à Receita Federal, através de agendamento via internet – www.receita.fazenda.gov.br, para o contribuinte comparecer a uma delegacia local da RFB e obter os detalhamentos da (s) pendência (s).
O CRF é um documento obrigatório para o encerramento das operações, tanto para as empresas com trabalhadores como para as sem trabalhadores registrados. A empresa que efetuou os depósitos do Fundo e está quites com suas obrigações pode imprimir o certificado no site da Caixa Econômica Federal – www.caixa.gov.br. Tal comprovante tem validade por 30 dias. Caso haja pendências em recolhimentos, os valores deverão ser quitados em uma agência da Caixa Econômica Federal.
A “baixa” da empresa também deverá ser registrada na prefeitura da cidade, cancelando-se sua inscrição municipal e, consequentemente, seu Alvará de funcionamento. Caso a baixa não seja realizada, para a prefeitura a empresa continuará em funcionamento e, no entanto, obrigada a renovar anualmente sua licença (gerando assim uma dívida relativa a esta taxa).
Para a empresa que paga impostos municipais, como o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), será necessário pedir a baixa da empresa do banco de dados da prefeitura. Cada município estabelece a lista de documentos necessários, o tempo e as taxas devidas. Para obter essas informações, basta informar-se na secretaria de finanças de sua cidade.
Para o estabelecimento contribuinte do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), é necessário procurar uma unidade da Secretaria da Fazenda Estadual, para dar baixa na inscrição estadual.
A Receita Federal do Brasil verifica se a empresa recolheu corretamente todos os tributos de âmbito federal, como o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, o PIS, a COFINS e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.
Para atestar a regularidade com o governo federal, é preciso que o contribuinte solicite a Certidão Negativa Conjunta, que une a Certidão Negativa de Inscrição de Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional, e a Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais, concedida pela Receita Federal.
As certidões podem ser obtidas pela internet, pelas empresas que estiverem em dia, nos sites da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e da Receita Federal. A certidão conjunta da SRF e da PGFN é emitida gratuitamente e tem validade de 180 dias.